İş sağlığı ve güvenliği hizmeti alan her işveren bir noktada İSG-KATİP ile karşılaşır. Çoğu zaman bu karşılaşma, bir sözleşme onayı bekleyen e-Devlet bildirimi şeklinde olur ve arkasındaki sistem tam olarak anlaşılmaz. Oysa İSG-KATİP, sağlık gözetimi süreçlerinin resmî kayıt altyapısıdır ve buradaki bir eksiklik, elinizdeki tüm belgeleri tartışmalı hale getirebilir.
İSG-KATİP, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, Takip ve İzleme Programı’nın kısaltmasıdır. Sistem üç tarafı birbirine bağlar: işyerini, hizmet veren kuruluşu (OSGB) ve görevlendirilen uzmanları.
İşyeri hekimi, iş güvenliği uzmanı ve diğer sağlık personeli görevlendirmeleri bu sistem üzerinden sözleşmeye bağlanır. Sözleşme onaylanmadan, ilgili hekim o işyeri için resmî olarak görevli sayılmaz. Bu nokta kritiktir: görevlendirmesi kayıtlı olmayan bir hekimin imzaladığı muayene formu, denetimde tartışmaya açılır.
Üçüncü adım sıklıkla atlanır. OSGB tarafı sözleşmeyi tanımlar, işveren onayı unutur ve aylarca “bekleyen sözleşme” durumunda kalır. Bu sürede verilen hizmetler fiilen yapılmış olsa da kayıt altında görünmez. Hizmet almaya başladıktan sonraki ilk hafta içinde e-Devlet üzerinden onay durumunu kontrol etmek, basit ama koruyucu bir alışkanlıktır.
Sistemde tanımlanan görevlendirme, boş bir formalite değildir; çalışan sayısı ve tehlike sınıfına bağlı asgari çalışma süreleri içerir. İşyeri hekimi için bu süreler çalışan başına aylık olarak az tehlikeli sınıfta en az beş, tehlikeli sınıfta en az on, çok tehlikeli sınıfta en az on beş dakikadır.
İş güvenliği uzmanı için aynı sıralama ile on, yirmi ve kırk dakikadır. Yüz kişilik çok tehlikeli sınıf bir işyerinde bu, hekim için ayda yaklaşık yirmi beş saat demektir. Görevlendirme süresi yetersiz tanımlanmışsa, hizmetin fiilen verilip verilmediği sorgulanır.
İşe giriş muayenesini yapan hekimin, o işyeri için sistemde kayıtlı görevlendirmesinin bulunması gerekir. Denetimde muayene formu incelenirken yapılan kontrol tam olarak budur: formun altındaki isim ile sistemdeki görevlendirme eşleşiyor mu, tarih görevlendirme dönemine denk geliyor mu?
Bu yüzden hizmet alırken sorulacak sorulardan biri şudur: İSG-KATİP kaydını kim yapıyor? Sürecin tamamını yürüten kuruluşlarda bu adım hizmetin içindedir ve işverene ayrıca iş çıkarmaz. Parçalı çalışılan yapılarda ise kaydın sahipsiz kalması sık görülür.
OSGB değiştirdiğinizde, eski sözleşmenin feshi ile yenisinin onayı arasında boşluk oluşabilir. Bu boşluk döneminde işyeri, hizmet almayan işyeri statüsünde görünür. Geçişi aynı güne denk getirmek ya da en azından boşluğu bir iki günle sınırlamak gerekir.
Bir işyeri hekiminin üstlenebileceği toplam çalışan sayısı sınırlıdır. Kapasitesi dolu bir hekim yeni bir işyeri sözleşmesine giremez. Hizmet sağlayıcınızın hekim kadrosunun genişliği, bu nedenle operasyonel bir kriterdir; tek hekimle çalışan yapılarda sözleşme ve rapor süreçleri tıkanabilir.
Birden fazla şubesi olan işletmelerde her SGK sicil numarası ayrı bir işyeri sayılır. Merkez için yapılan görevlendirme, şubeleri kapsamaz. Şube bazında ayrı sözleşme gerekir; bu gözden kaçtığında şubelerdeki tüm raporlar dayanaksız kalır.
Çok tehlikeli sınıfta belirli çalışan sayısının üzerindeki işyerlerinde, hekim ve uzmana ek olarak diğer sağlık personeli görevlendirmesi de zorunludur. Bu yükümlülük sıklıkla atlanır ve ayrı bir eksiklik olarak tutanağa geçer.
Bir noktayı netleştirmekte fayda var: İSG-KATİP kaydı, muayenenin yerine geçmez. Sistemde görevlendirme kayıtlı olduğu halde fiilen muayene yapılmamışsa yükümlülük yerine getirilmiş sayılmaz. Tersi de geçerlidir: muayene yapılmış ama kayıt yoksa, belge dayanağını kaybeder. İkisi birlikte anlam taşır.
Bu ikili yapı, sağlık gözetimini yürütürken tek muhatapla çalışmanın neden önemli olduğunu açıklar. Muayeneyi yapan, formu imzalayan ve sistem kaydını tutan taraf aynı olduğunda, aradaki uyumsuzluk riski ortadan kalkar.
İSG-KATİP yalnızca sözleşme onayı için kullanılan bir ekran değildir. İşveren, e-Devlet üzerinden sisteme girdiğinde kendi işyerine ilişkin birden fazla bilgiyi görebilir: aktif görevlendirmeler, görevlendirilen kişilerin belge sınıfları, sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri, geçmiş sözleşme kayıtları.
Bu ekranı yılda birkaç kez kontrol etmek, birçok sorunu daha oluşmadan yakalar. Sözleşmesi sessizce sona ermiş bir görevlendirme, kapasitesi dolduğu için pasif hale gelmiş bir hekim kaydı ya da şube için hiç açılmamış bir sözleşme, ancak bu kontrolle fark edilir.
Görevlendirme sözleşmeleri belirli süreli yapılır ve kendiliğinden yenilenmez. Süre bitiminde sistem otomatik bir uzatma uygulamaz; sözleşme sona erer ve işyeri hizmet almayan konuma düşer.
Bu nedenle sözleşme bitiş tarihlerinin kurumsal takvimde yer alması gerekir. Pratik yaklaşım, bitiş tarihinden altmış gün önce bir hatırlatma tanımlamak ve yenileme sürecini bu tarihte başlatmaktır. Yenileme, hizmet sağlayıcısının inisiyatifine bırakıldığında gecikme riski doğar.
Bir denetimde müfettiş, işyerine gelmeden önce sistem kayıtlarına bakabilir. Görevlendirmenin kayıtlı olup olmadığı, süresi, hizmet veren kuruluşun yetki durumu ve görevlendirme süresinin çalışan sayısıyla uyumu, saha ziyaretinden bağımsız olarak kontrol edilebilir bilgilerdir.
Bu, sistem kaydını kâğıt dosyadan daha görünür hale getirir. Dosyanızdaki belgeler eksiksiz olsa bile, sistemde karşılığı yoksa tablo eksik değerlendirilir. Tersi de geçerlidir: sistemde kayıt varken fiilen hizmet verilmemişse, bu da ayrı bir sorun oluşturur. İkisi birbirini doğrulamak zorundadır.
İSG-KATİP, işverenin gözünde çoğu zaman “onaylanması gereken bir bildirim” olarak kalır. Gerçekte ise sağlık gözetimi dosyanızın resmî omurgasıdır. Sistemdeki kayıt ile elinizdeki belgeler birbirini doğrulamıyorsa, dosyanız ne kadar kalın olursa olsun denetimde açık verir.
Süreci uçtan uca yürüten, görevlendirme tanımından muayeneye ve sistem kaydına kadar tüm adımları üstlenen yetkili bir OSGB ile çalışmak, bu riski büyük ölçüde kapatır. Hizmet kapsamını ve yetki belgelerini bu sayfadan inceleyebilirsiniz.
